Guía práctica
Cómo conservar facturas electrónicas y justificantes
Guardar una factura implica poder localizarla y leerla después, junto con los datos que permitan comprobar su origen e integridad. Un criterio de archivo compartido facilita las revisiones del negocio y de la asesoría.
Resumen rápido
La AEAT incluye las facturas recibidas y las copias de las expedidas entre los documentos que deben conservarse durante el plazo legal aplicable.
Guarda el documento y su contexto
Relaciona cada factura con su serie, número, fecha y contraparte. Cuando exista, conserva también el pedido, el comprobante de presentación y las comunicaciones sobre una rectificación. Esta organización ayuda a entender qué pasó sin depender de un único correo electrónico.
Cuida formato y legibilidad
La AEAT señala que la conservación electrónica debe asegurar la legibilidad en el formato original en el que se recibió o remitió, junto con los datos y mecanismos de verificación que correspondan. Comprueba que puedes abrir los archivos y que no se ha perdido información asociada.
Prepara copias y permisos
Como práctica de gestión, mantén una copia de seguridad probada y limita el acceso a quienes la necesiten. Comprueba periódicamente que puedes recuperar un documento completo. Si cambias de herramienta, verifica la exportación antes de cancelar el acceso anterior.
Ejemplo de cierre mensual
Un estudio creativo prepara una carpeta mensual con facturas emitidas, recibidas y justificantes de pago. Anota qué documentos siguen pendientes y comparte con su asesoría los que necesita. Los plazos legales pueden variar según la situación, por lo que conviene confirmar las condiciones aplicables antes de eliminar archivos.
¿Cómo aplicar esto a tu facturación?
Cuéntanos cómo facturas y qué necesitas. Te ayudamos a valorar si Factuforma encaja en tu actividad.
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